Es ist eine wichtige Lehre, die der Schatzmeister der VPKB, Herr Ferdinand Dehousse, immer wieder in Erinnerung ruft: “Die VPKB[1] kann nur dank der Spenden aus den Bezirken funktionieren. “Deswegen sollten wir die Gläubigen aufzurufen, ihre Kirche zu unterstützen.”
Dieses Geld muss wie ein guter Familienvater verwaltet werden. Das bedeutet, eine langfristige Perspektive einzunehmen (die Ausgaben werden von einem jährlichen Budget eingerahmt, und eine der Aufgaben der Buchhaltungsabteilung ist es, dieses Budget zu überprüfen und ein Follow-up zu gewährleisten). Von unseren Buchhaltern wird daher erwartet, dass sie akribisch und gewissenhaft arbeiten (die Buchhaltung ist auf den Cent genau).
Diese Arbeitsmoral tut der angenehmen und entspannten Arbeitsatmosphäre in der Buchhaltung keinen Abbruch.
Drei Personen sind für die alltägliche Verwaltung der Finanzen der Kirche verantwortlich
In der Buchhaltung der VPKB sind neben dem Schatzmeister 2 Mitarbeiter vollzeitbeschäftigt, die beide im VPKB bekannt sind:
– Micheline Tshilemb ist zuständig für die tägliche Buchhaltung von A bis Z, die Bearbeitung, Verrechnung und Kodierung von Einnahmen und Ausgaben und damit von Zahlungen, Vakanzkosten, die Erstellung des VPKB-Budgets (B2) und den Abschluss der Jahresrechnung.
– Xavier Moser ist für zusätzliche Buchhaltungsanalysen zuständig; er berechnet Indexierungen, berechnet Renten, Vermögen, Versicherungen, beschäftigt sich mit Steuerfragen… Alle Themen, die nur indirekt mit der Buchhaltung zu tun haben, aber dennoch unerlässlich sind. Durch ihn werden auch die Konten und Budgets der anerkannten Gemeinden verabschiedet.
Die gesamte Buchhaltung der Kirche wird über fünf VoGs abgewickelt; die VoG Uniprobel verwaltet den größten Teil der Finanzgeschäfte der VPKB.
Innerhalb des Buchhaltungsteams gibt es regelmäßige Besprechungen, die für eine gute Vertrauensbasis sorgen. Micheline Tshilemb (die Klarheit und Offenheit liebt) bittet vor jeder Zahlung um die Zustimmung von Ferdinand Dehousse. Dies beruht auf dem Prinzip, dass zwei Augen mehr sehen als eines.
Die Arbeit hört nicht mit der täglichen Verwaltung und Buchhaltungsanalyse auf. Am Ende des Geschäftsjahres werden alle Konten der VOGs von einem externen Wirtschaftsprüfer und von zwei kircheninternen Rechnungsprüfern geprüft. Diese Gegenkontrollen werden durchgeführt, um mögliche Fehler zu vermeiden.
Die Aufgaben der Buchhaltung
Wenn Ferdinand Dehousse gebeten wird, die Aufgaben der Buchhaltung zu beschreiben, ist sein erster Reflex, die Verfassung und die Kirchenordnung zu konsultieren, “die nicht viel zu diesem Thema sagen”. Generell muss die Dienstleistung den Bedürfnissen der VPKB entsprechen, nämlich die Konten in Ordnung zu halten und die Geldangelegenheiten zu verwalten. ».
Kurzum: die Finanzen betreffen mehr oder weniger das gesamte Funktionieren der Kirche. Aus diesem Grund bezieht der Präsident den nationalen Schatzmeister systematisch in alle Angelegenheiten ein, die die Finanzen betreffen, ein Modus Operandi, der es ihm ermöglicht, als Supervisor zu agieren, was für jede langfristige Vision notwendig ist.
Auch der Auftrag der Buchhaltung ist klar definiert, so dass man immer das richtige Ziel vor Augen hat. Die Buchhaltungsabteilung ist verantwortlich für:
– tägliche Verwaltungskosten – Renten, Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Anmietung von Räumen für die Synodensitzung;
– die Verwaltung der Vermögenswerte der nationalen VoGs[2] – Grundsteuer, Versicherung, Steuern auf Vermögenswerte;
– die Verwaltung von Personenversicherungen – für PfarrerInnen, Angestellte und Freiwillige;
– Kontakte und Antworten auf Fragen aus den Gemeinden (in der Regel über deren Schatzmeister);
– und vor allem jedes Jahr die Erstellung des (nationalen) Budgets der VPKB, des B2-Dokuments, das die finanziellen Einnahmen und Ausgaben auflistet – dazu gehört auch, dass die Gemeinden ihre Beiträge leisten;
– Angelegenheiten des “RVPEK”: Zusätzlich zur Überwachung der Konten und Budgets müssen bestimmte offizielle Anfragen von Gemeinden notwendigerweise durch den RVPEK (Rat für Verwaltungsangelegenheiten des Protestantisch-Evangelikalen Kultes) gehen, hauptsächlich Akten, die die Anerkennung einer Gemeinde oder die Änderung ihrer territorialen Beschreibung beantragen.
Das Dokument B2, das jährliche Budget, legt die Ausgaben der VPKB fest
“Es ist anzumerken, dass mehr als die Hälfte der Ausgaben in B2 (etwas mehr als 50 %) für wohltätige Zwecke verwendet werden. Das ist etwas, was unsere Kirche als ihre Pflicht ansieht. “Wenn die Zielvorgaben reduziert würden, würden die Ausgaben für die Solidarität darunter leiden.
So werden zum Beispiel nicht weniger als 90.000 Euro pro Jahr an die Kommission für Kirche und Welt gezahlt.
Die andere Hälfte, knapp 50%, sind Verwaltungskosten. Dazu gehören zusätzliche Renten und Gehälter, die Erstattung von Ausgaben für Mitglieder der verschiedenen Kommissionen usw.
Bei der Erstellung des Budgets wird jedes Jahr ein genau definierter Ansatz verfolgt
Das Jahr der Buchhaltung wird maßgeblich durch das Budget (Dokument B2) bestimmt, den eigentlichen Eckpfeiler der Finanzen der VPKB.
– Ende März werden die Konten der VoGs für das vergangene Jahr abgeschlossen.
– Diese werden dem Synodalrat vorgelegt und dann von den Generalversammlungen im Juni genehmigt.
– Der nationale Schatzmeister legt dem Synodalrat im Monat Mai das Budget für das folgende Jahr (B2) vor. Diese kann dann in die Synodenunterlagen zur Genehmigung durch die Synodensitzung aufgenommen werden.
– Ab dem Monat Juni kann sich die Abteilung ganz dem Tagesgeschäft der Kirche widmen; die Analyse und der Follow-up der Gesetzgebung nehmen den größten Teil der Zeit in Anspruch; ….. mit Ausnahme der Entgegennahme und Verwaltung der Budgets der Gemeinden, die von Juli bis September der ARPEE zur Genehmigung vorgelegt werden, und der Führung der Buchhaltung durch Micheline Tshilemb, da während der Ferien immer wieder Buchhaltungsunterlagen eintreffen.
Drei Personen, Xavier Moser, Ferdinand Dehousse und Christophe Luyten, beschäftigen sich auch mit Fragen der Gesetzgebung, wie die Datenschutz-Grundverordnung und den UBO (Ultimate Beneficial Owners).
– Auf der Synodentagung im November wird der Haushaltsplan von den anwesenden Vertretern diskutiert und abgestimmt; das Budget verpflichtet jeden Bezirk und jede Gemeinde, ihren Verpflichtungen nachzukommen
[1] Es handelt sich um Verwaltungskosten. Die Gehälter der Diener der Kulte werden vom Staat finanziert und die Gemeinden erhalten regelmäßig finanzielle Unterstützung für ihre Verwaltungskosten von den zivilen Behörden.
[2] Diese VoGs entsprechen den verschiedenen Kirchen, die sich zur VPKB zusammengeschlossen haben. Jede dieser Kirchen hat ihr eigenes Erbe mitgebracht, das noch in den ursprünglichen VoGs vorhanden ist. Die Konten der VPKB sind somit zwischen den ursprünglichen VoGs und Uniprobel, der allgemeinen VoG der VPKB, aufgeteilt.
Ferdinand Dehousse, Xavier Moser, Micheline Tshilemb
